Externe Kanzleientwicklung für Steuerkanzleien
Wir entwickeln moderne Steuerkanzleien.
Externer Digitalisierungs- und Kanzleientwicklungsleiter: dauerhafte Begleitung statt einmaliger Beratung. Aus der Steuerberatung. Für die Steuerberatung.
Wurzeln unserer Referenzkanzlei Heimeshoff & Riese
Mitarbeitende, mit denen wir jede Lösung im Alltag erproben
schnellere Bearbeitung in der Finanzbuchhaltung nach interner Auswertung¹
Die Herausforderung
Es fehlt selten die Idee. Es fehlt die Zeit.
Steuerkanzleien stehen gleichzeitig vor Fachkräftemangel, steigenden Anforderungen, Digitalisierung, Künstlicher Intelligenz, veränderten Mandantenerwartungen und Nachfolgethemen. Häufig fehlt nicht die Idee, sondern die Zeit und eine klare Verantwortung für die Umsetzung.
Unsere Lösung
Wir steuern, setzen um und bleiben.
HR digital begleitet Ihre Kanzlei dauerhaft bei der digitalen und organisatorischen Weiterentwicklung. Wir analysieren Abläufe, schaffen Standards, führen digitale Lösungen ein, automatisieren geeignete Prozesse und bauen die Grundlage für einen strukturierten Einsatz von KI.
Wir priorisieren gemeinsam mit Ihnen die nächsten Schritte, setzen sie mit Ihrem Team um und bleiben verantwortlich für den Fortschritt. Die fachlichen Entscheidungen und die Weisungshoheit bleiben bei der Kanzleileitung.
Nicht einmal beraten. Gemeinsam umsetzen. Dauerhaft weiterentwickeln.
Was wir übernehmen
Standards und Erfahrungen sind die Grundlage. Die konkrete Lösung entsteht gemeinsam mit Ihrer Kanzlei.
Prozesse und Standards
Analyse, Vereinfachung, Standardisierung und Dokumentation von Kanzleiprozessen; klare Verantwortlichkeiten und kontinuierliche Verbesserung.
DATEV und Digitalisierung
Optimierung von DATEV, DATEV DMS, DATEV Unternehmen online (inkl. DATEV Personal), Schnittstellen, digitalen Arbeitsweisen und Mandantenzusammenarbeit.
Automatisierung und KI
Automatisierung wiederkehrender Abläufe, digitale Formulare und Workflows, KI-Readiness und konkrete KI-Anwendungsfälle.
Wissen und Mandantenorganisation
Strukturierte Mandanten- und Prozessinformationen, Wissenssicherung, Checklisten, Arbeitsanweisungen und Vertretungsfähigkeit.
Menschen und Veränderung
Regelmäßige Schulungen, verständliche Einführung neuer Arbeitsweisen und Begleitung der Mitarbeitenden.
Projektsteuerung
Roadmap, Priorisierung, Umsetzung, Jour fixe, Erfolgskontrolle und laufende Weiterentwicklung.
Individuelle Kanzleientwicklung, gemeinsam mit Ihrem Team
Für die laufende Zusammenarbeit benennt die Kanzlei feste Ansprechpartner für Finanzbuchhaltung, Lohn, Jahresabschluss sowie Kanzlei- bzw. Mandantenmanagement. Mit diesem internen Entwicklungsteam führen wir regelmäßige Jour fixes durch, in Umfang und Taktung passend zum gewählten Modell.
- Projekte und Prioritäten gemeinsam festlegen
- Fortschritte und Ergebnisse kontrollieren
- Probleme und neue Potenziale früh erkennen
- Entscheidungen gemeinsam mit der Kanzlei treffen
- Lösungen an Mitarbeitende, Mandanten und bestehende Strukturen anpassen
Der Einstieg
Prozess-Check
Wir empfehlen keine Dauerzusammenarbeit, bevor wir gemeinsam an einem konkreten Prozess gearbeitet haben. Der Prozess-Check ist dafür der Einstieg: begrenzt, planbar, mit einem Ergebnis, das auch dann Wert hat, wenn Sie danach nicht weitermachen.
3.000 € als Aufbaukondition
- Umfang
- 3 Beratungstage über 4–6 Wochen
- Datenzugriff
- Kein Zugriff auf produktive Mandantendaten erforderlich
- Anrechnung
- Bei Übergang in ein laufendes Modell innerhalb von drei Monaten wird der Festpreis zur Hälfte angerechnet.
So läuft er ab
- 01Gespräch mit der Kanzleileitung. Wo drückt es? Was wurde schon versucht? Was soll in zwölf Monaten anders sein?
- 02Prozesslandkarte aufnehmen. Wir sehen uns gemeinsam mit Ihren Mitarbeitenden die Abläufe an: Belegeingang, Finanzbuchhaltung, Lohn, Jahresabschluss, Mandantenkommunikation. Ziel ist ein Überblick über alle wesentlichen Prozesse, nicht nur über einen.
- 03Engpässe benennen. Wo entstehen Medienbrüche, Doppelarbeit, Rückfragen und Wartezeiten? Wo hängt Wissen an einzelnen Personen?
- 04Priorisieren. Wir schlagen vor, welche Prozesse zuerst angefasst werden sollten, bewertet nach Aufwand und Wirkung. Den Anfang macht bewusst das, was mit wenig Aufwand schnell spürbar besser wird.
- 05Einen Prozess exemplarisch durchgehen. An einem konkreten Beispiel zeigen wir, wie ein Soll-Prozess aussieht, was sich für die Mitarbeitenden ändert und welcher Nutzen realistisch ist.
- 06Messbasis festlegen. Wir erfassen die Ausgangswerte, damit spätere Ergebnisse überprüfbar sind und nicht nur behauptet werden.
Was Sie danach in der Hand haben
Diese Unterlagen gehören Ihrer Kanzlei, unabhängig davon, wie Sie sich danach entscheiden.
- Eine Übersicht Ihrer Prozesse
- Eine benannte Engpassliste
- Einen priorisierten Maßnahmenplan mit Aufwands- und Nutzenschätzung
- Einen exemplarisch ausgearbeiteten Soll-Prozess
- Eine Messbasis
Zusammenarbeit und Preise
Nach dem Prozess-Check begleiten wir Ihre Kanzlei laufend, im Umfang passend zu Ihren Vorhaben.
Aufbaukonditionen für die ersten drei Partnerkanzleien
Offen gesagt: Unsere Leistungen sind in der eigenen Kanzlei mit mehr als 60 Mitarbeitenden entstanden und dort erprobt. Das externe Geschäft befindet sich im Aufbau. Wir können Ihnen heute keine Liste fremder Kanzleien als Referenz vorlegen.
Genau deshalb suchen wir drei Kanzleien, die diesen Weg mitgestalten. Diese drei erhalten 33 % Nachlass auf den Listenpreis, für 12 Monate garantiert.
Im Gegenzug arbeiten wir mit Ihren Ergebnissen weiter: gemeinsame Auswertung der erreichten Kennzahlen und, nach Ihrer Freigabe, eine anonymisierte oder namentliche Referenz.
Alle Preise zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer. Reisekosten innerhalb von 100 km um Gelsenkirchen sind enthalten, darüber hinaus 0,50 € je Kilometer. Upgrade jederzeit möglich, Downgrade zum Ende der Mindestlaufzeit. Pausenrecht: Bis zu zwei Monate pro Jahr können ausgesetzt werden, etwa in Fristen- und Jahresabschlussspitzen. Im Premium-Modell betreuen wir bewusst maximal zwei Kanzleien gleichzeitig.
Einzelne Projekte auf Anfrage
Sie möchten zunächst ein einzelnes Thema angehen, etwa einen weiteren Check oder die Anpassung eines konkreten Prozesses? Einzelne Projekte und Leistungen übernehmen wir auf Anfrage. Den Preis nennen wir Ihnen nach kurzer Abstimmung, den vollständigen Leistungskatalog erhalten Sie im Erstgespräch.
Vertraulichkeit, Datenschutz und Wettbewerb
Wir kommen aus der Steuerberatung. Das ist unsere fachliche Grundlage, und wir wissen, dass es zugleich berechtigte Fragen aufwirft. Deshalb regeln wir Verschwiegenheit, Datenschutz und Abgrenzung vor Beginn der Zusammenarbeit schriftlich.
- Kein Wettbewerb um Ihre Mandanten. Wir gewinnen keine Mandanten für die Steuerberatung und sprechen Ihre Mandanten nicht an.
- Strikte Trennung der Mandate. Jede Kanzlei wird getrennt geführt und dokumentiert. Es findet kein Austausch von Informationen, Unterlagen, Daten oder Erkenntnissen zwischen Mandaten statt. Was wir bei Ihnen erfahren, bleibt bei Ihnen, und was wir bei anderen erfahren, erfahren Sie nicht. Über unsere übrigen Auftraggeber geben wir keine Auskunft; genau diese Verschwiegenheit gilt auch für Sie.
- Keine Verwertung Ihres Wissens. Erkenntnisse, Prozesse und Daten aus Ihrer Kanzlei werden nicht für andere Mandate oder eigene Angebote verwertet.
- Verschwiegenheit und Auftragsverarbeitung. Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 StGB sowie ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO werden vor Projektbeginn geschlossen. Zugriffe erfolgen nach dem Prinzip der Datenminimierung und werden dokumentiert.
- KI-Einsatz. Es werden keine Mandanten- oder Kanzleidaten in Systeme eingegeben, die diese Daten zu Trainingszwecken verwenden. Eingesetzte Werkzeuge werden vorab mit Ihnen abgestimmt.
Was wir bewusst nicht tun
Wir übernehmen keine Steuerberatung, keine Lohn- oder Finanzbuchhaltung und keinen IT-Betrieb. Wir arbeiten an Ihren Prozessen, Strukturen und Systemen, nicht an Ihrem Markt.
Wie wir Erfolg messen
Im ersten Monat nehmen wir gemeinsam eine Ausgangsmessung vor. Danach wird der Fortschritt an vereinbarten Kennzahlen überprüft.
Die konkreten Kennzahlen, Zielwerte und Messzeiträume legen wir gemeinsam fest und werten sie im Jour fixe aus.
| Kennzahl | Was gemessen wird |
|---|---|
| Durchlaufzeit | Zeit vom Belegeingang bis zur fertigen Buchhaltung, je Mandat und Monat. |
| Rückfragenquote | Anteil der Mandate mit Rückfragen an Mandanten pro Periode. |
| Nacharbeitsquote | Anteil korrigierter oder erneut bearbeiteter Vorgänge. |
| Standardisierungsgrad | Anteil dokumentierter und einheitlich gearbeiteter Prozesse. |
Unser Entwicklungsmodell
Erst das Fundament. Dann die Technologie.
Technologie löst keine unklaren Prozesse. Deshalb beginnen wir nicht mit Software oder KI, sondern mit dem Fundament der Kanzlei.
Erst verstehen. Dann vereinfachen. Dann standardisieren. Dann digitalisieren. Dann automatisieren.
- 01Analyse. Systeme, Abläufe, Verantwortlichkeiten, Medienbrüche und Engpässe erfassen. Ergebnis: transparente Ausgangslage und priorisierte Handlungsfelder.
- 02Strategie. Zielbild, Prioritäten, Projekte und messbare Ziele definieren. Ergebnis: umsetzbare Kanzlei-Roadmap.
- 03Standardisierung. Wiederkehrende Abläufe vereinheitlichen, Wissen dokumentieren. Ergebnis: Standards, Checklisten, klare Verantwortlichkeiten.
- 04Digitalisierung. DATEV-Lösungen, DMS, Schnittstellen und digitale Zusammenarbeit konsequent einsetzen. Ergebnis: weniger Medienbrüche.
- 05Automatisierung. Regelbasierte Tätigkeiten identifizieren und automatisieren. Ergebnis: weniger manuelle Routinearbeit.
- 06Künstliche Intelligenz. Auf strukturierter Daten- und Wissensbasis konkrete Anwendungsfälle kontrolliert etablieren.
- 07Kontinuierliche Verbesserung. Ergebnisse messen, Roadmap fortschreiben. Kanzleientwicklung wird zum Managementprozess.
Was Langfristigkeit für uns bedeutet
Steuerkanzleien wechseln ihre Partner nicht gern, und das ist richtig so. Wer selten wechselt, prüft vorher genauer und bleibt dann lange. Deshalb formulieren wir, was Sie von uns dauerhaft erwarten können, und nicht nur, was wir von Ihnen erwarten.
Ihr Ansprechpartner bleibt derselbe
Geschäftsführer Niklas Laudage betreut Ihre Kanzlei persönlich, auch dann, wenn HR digital wächst. Sie arbeiten nicht mit einem wechselnden Beraterteam und müssen niemanden neu einarbeiten.
Begrenzte Anzahl an Mandaten
Wir nehmen bewusst nur so viele Kanzleien auf, wie wir verlässlich begleiten können. Im Premium-Modell sind es maximal zwei gleichzeitig. Ein verschobener Jour fixe ist für uns kein Terminproblem, sondern ein Substanzschaden.
Ihr Wissen bleibt Ihr Wissen
Alle Prozessbeschreibungen, Standards, Checklisten, Arbeitsanweisungen und Dokumentationen, die in der Zusammenarbeit entstehen, werden auf Ihre Kanzlei zugeschnitten und gehören Ihrer Kanzlei. Sie liegen in Ihren Systemen, nicht in unseren. Endet die Zusammenarbeit, bleibt alles bei Ihnen, inklusive der Dokumentation, mit der Ihr Team weiterarbeiten kann.
Vertretung und Wissenssicherung auch bei uns
Wir verlangen von Kanzleien, Wissen aus einzelnen Köpfen in die Organisation zu bringen. Denselben Anspruch erfüllen wir selbst: Der Stand Ihrer Kanzlei, die Roadmap, Entscheidungen und offene Punkte sind bei uns dokumentiert und nicht an eine einzelne Erinnerung gebunden.
Wie sich eine Zusammenarbeit über die Jahre entwickelt
Die folgende Einteilung ist ein Beispiel, kein festes Programm. Tempo und Reihenfolge richten sich nach Ihrer Ausgangslage.
Jahr 1
Fundament und Standards
Prozesslandkarte, standardisierte FiBu- und Jahresabschlussabläufe, Arbeitsanweisungen und Checklisten, klare Verantwortlichkeiten, DATEV und DMS konsequent genutzt, erste Kennzahlen etabliert.
Jahr 2
Digitalisierung, Automatisierung und Wissensbasis
Mandanten auf digitale Zusammenarbeit umgestellt, Schnittstellen und Datenflüsse ausgebaut, wiederkehrende Arbeitsschritte automatisiert, Mandanten- und Prozesswissen strukturiert erfasst und vertretungsfähig hinterlegt.
Jahr 3
Künstliche Intelligenz und Skalierung
Auf der strukturierten Wissensbasis konkrete KI-Anwendungsfälle kontrolliert einführen, Regeln und Governance festlegen, Mitarbeitende schulen, Kanzlei auf Wachstum, Vertretung und Nachfolge vorbereiten.
Laufend
Kontinuierliche Verbesserung
Kennzahlen auswerten, Prozesse überprüfen, Mitarbeitendenfeedback aufnehmen, Roadmap fortschreiben. Kanzleientwicklung wird zum Managementprozess statt zum Projekt.
Wer wir sind
Aus der Steuerberatung. Für die Steuerberatung.
HR digital steht für Heimeshoff & Riese, eine Steuerberatungskanzlei mit Wurzeln bis ins Jahr 1971, heute in der nächsten Generation geführt und mit mehr als 60 Mitarbeitenden. Die HR digital GmbH ist aus der praktischen Weiterentwicklung dieser Kanzlei entstanden.
In den vergangenen Jahren wurden Prozesse analysiert, vereinfacht und standardisiert, digitale Lösungen eingeführt, eigene Werkzeuge entwickelt und neue Technologien in den Kanzleialltag integriert. Im Mittelpunkt steht eine Frage: Wie wird die tägliche Arbeit für Mitarbeitende, Mandanten und Berufsträger einfacher, schneller und besser?
Die Geschichte dahinter
Geschäftsführer Niklas Laudage ist seit seiner Jugend eng mit der Steuerberatung verbunden. Sein Vater arbeitet seit rund 40 Jahren in der Branche; das erste Praktikum in einer Steuerberatungskanzlei absolvierte er bereits während der Schulzeit. 2017 begann er seine Ausbildung in der Steuerberatung und studierte anschließend mit Schwerpunkt Steuerrecht an der FOM Hochschule in Essen.
Schon bei der Betreuung eigener Mandate zeigte sich: Erheblicher Aufwand entsteht häufig nicht durch die steuerliche Aufgabe selbst, sondern durch die Prozesse davor. Manuelle Arbeitsschritte, fehlende Standards, unterschiedliche Systeme und ineffiziente Datenflüsse. Statt schlechte Prozesse schneller zu bearbeiten, begann er, sie neu zu gestalten.
Heute verantwortet er die Prozess- und Digitalisierungsentwicklung der Kanzlei. In dieser Rolle hat er die Prozesse der Finanzbuchhaltung standardisiert, DATEV Unternehmen online und DMS-gestützte Dokumentenprozesse ausgebaut, eigene digitale Werkzeuge für Datenerfassung, Importe und Kontrollen entwickelt und ein strukturiertes Wissensmanagement für Mandanten- und Prozesswissen im DATEV DMS aufgebaut.
„Der beste Prozess ist nicht der, den man besonders schnell bearbeitet. Der beste Prozess ist der, bei dem unnötige Arbeit gar nicht erst entsteht.“
Unsere eigene Kanzlei als Referenzkanzlei
Hier werden Lösungen nicht nur konzipiert, sondern unter realen Bedingungen entwickelt, getestet und verbessert: mit mehr als 60 Mitarbeitenden, unterschiedlichen Fachbereichen und gewachsenen Strukturen.
schnellere Bearbeitung in der Finanzbuchhaltung¹
Durch einheitliche Arbeitsweisen, klarere Abläufe und optimierte digitale Prozesse wurden die FiBu-Prozesse systematisch standardisiert.
eingespart bei einem einzelnen Mandat¹
Einführung von DATEV Unternehmen online sowie Schnittstellen zu mehreren Kassensystemen und Neuorganisation der Abläufe.
Jahresabschluss und Übergaben
Informationen und Arbeitsschritte sind so vorbereitet, dass Sachbearbeitung und prüfende Steuerberater schneller erkennen, was relevant ist und wo Handlungsbedarf besteht.
Eigene digitale Werkzeuge
Wo Standardsoftware einen Engpass nicht löst, entwickeln wir eigene Werkzeuge, etwa für Datenerfassung, Importe, Kontrollen und die Aufbereitung von Informationen.
Monatliche Schulungen
Technologie allein verändert keine Kanzlei. Mitarbeitende müssen verstehen, was sich verändert, warum und wie es ihren Alltag erleichtert.
Wissen aus den Köpfen in die Kanzlei
Mit einem eigenen Werkzeug und standardisierten Abfragebögen für steuerliche und Unternehmensmandate geben Mitarbeitende ihr praktisches Wissen strukturiert weiter. Die Informationen liegen mandantenbezogen im DATEV DMS. Bei Vertretung, Personalwechsel oder Rückfragen ist das Wissen sofort verfügbar.
Heute für Menschen, morgen auch für KI. Die strukturierte Ablage ist zugleich die Grundlage, Kanzleiwissen künftig kontrolliert mit Künstlicher Intelligenz nutzbar zu machen.
- Fachliche und organisatorische Besonderheiten des Mandats
- Ansprechpartner und Kommunikationswege
- Vorsysteme, Kassensysteme und Schnittstellen
- Datenherkunft, Downloads und Importwege
- Offene Probleme, Beratungsthemen und Vertretungsinformationen
¹ Grundlage: interne Zeitauswertungen in unserer eigenen Steuerberatung. Es handelt sich um Erfahrungswerte aus Einzelfällen, nicht um zugesicherte Einsparungen. Welche Ergebnisse in Ihrer Kanzlei erreichbar sind, hängt von Ausgangslage, Datenqualität, Systemlandschaft und interner Mitwirkung ab. Genau das klären wir im Prozess-Check.
Unsere fünf Grundsätze
- Erst das Fundament, dann die Technologie.
- Prozesse müssen den Menschen die Arbeit erleichtern.
- Wissen gehört in die Kanzlei, nicht nur in einzelne Köpfe.
- Standardisieren, was standardisierbar ist.
- Prozesse sind niemals fertig.
Dieses Wissen geben wir weiter
Was sich in der eigenen Kanzlei unter realen Bedingungen bewährt, wird dokumentiert, systematisiert und für andere Kanzleien nutzbar gemacht. Erfahrungen aus externen Projekten fließen wiederum in unsere eigene Entwicklung ein.
Praxis → Problem → Lösung → Erprobung → Standard → Wissenstransfer → neue Erfahrung → Verbesserung
Der nächste Schritt
30 Minuten Erstgespräch
Kostenfrei, unverbindlich, ohne Zugriff auf Unterlagen oder Mandantendaten.
Wir klären, wo Ihre Kanzlei steht, welches Thema den größten Hebel hat und ob eine Zusammenarbeit für beide Seiten sinnvoll ist. Sie erhalten eine ehrliche Einschätzung, auch dann, wenn wir nicht der richtige Partner für Sie sind.